Nói chuyện điện thoại là một hoạt động rất thường gặp ở văn phòng. Khi làm việc, bạn sẽ gặp rất nhiều tình huống: gọi điện thoại cho ai đó, nhận điện thoại, để lại lời nhắn, gọi điện lại cho ai đó, và rất nhiều việc khác. Trong bài học này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về tất cả những tình huống có liên quan tới việc gọi và nhận điện thoại.
Nhận điện thoại có lẽ là công việc dễ dàng nhất.
- “Hello, this is Mike.” – Chào, tôi là Mike.
- “Microsoft, this is Steve.” – Microsoft đây, tôi là Steve.
Gọi điện thoại cho ai đó thì hơi khó khăn hơn một chút. Bạn phải nói tên của bạn, bạn từ đâu tới, bạn gọi điện vì lý do gì, và câu hỏi của bạn. Hãy thử tập luyện với ví dụ sau:
- “Hi Mary, this is Michael Johnson from ABC Consulting. I am reviewing the financial data for the payroll project. I will need the 2002 fiscal report to complete this task. Do you know where I can get a copy?” – Chào Mary, tôi là Michael Johnson đến từ công ty tư vấn ABC. Tôi đang tổng hợp lại dữ liệu tài chính cho dự án bảng lương. Tôi sẽ cần tới báo cáo tài khóa năm 2002 để hoàn thành công việc này. Tôi có thể tìm thấy một bản sao báo cáo này ở đâu?
Ví dụ này rất rõ ràng, có tổ chức và súc tích. Trước hết, nó trình bày thông tin về người gọi, công việc mà họ đang đảm trách, và điều mà họ cần. Nếu bạn cần phải gọi điện cho ai đó để thu thập thông tin, bạn có thể sử dụng mẫu câu như trên.
Hãy thử một lần nữa, nhưng lần này bạn là người đưa ra yêu cầu được giúp đỡ.
- “Hi Bob. This is Steven from ABC Company. I’m calling in regards to the data entry program you created. I’m having trouble locating where the connection is made to the server. Can you help me with this?” – Chào Bob. Tôi là Steven đến từ công ty ABC đây. Tôi gọi về chương trình nhập dữ liệu do các bạn thiết kế. Tôi đang gặp khó khăn khi cố gắng xác định địa điểm nơi có kết nối với máy chủ. Bạn giúp tôi việc này được không?
Tương tự như trên, cuộc nói chuyện điện thoại này bắt đầu bằng việc giới thiệu người gọi, một câu ngắn gọi để nói về mục đích của cuộc điện thoại, và một lời mô tả ngắn về yêu cầu của người gọi. Nếu rơi vào tình huống này, hãy áp dụng quy trình như trên và viết những chi tiết này ra giấy để bạn có thể nói những điều cần nói một cách trôi chảy. Sau khi đã quen, bạn sẽ không cần viết các chi tiết ra giấy nữa mà có thể nói được một cách trơn tru.
Nếu bạn có thắc mắc và một chuyên gia tư vấn hoặc một nhân viên kinh doanh nào khác đang tới thăm công ty bạn, thì việc đặt ra những câu hỏi với họ cũng tương tự như khi hỏi bất kỳ ai khác.
- “Hi Bob. I’m George. I’m the technical writer for this project. I had a question regarding the installation process. If you have a minute, can you show me the installation process? I’m having problems on the confirmation section.” – Chào Bob. Tôi là George. Tôi là người viết về kỹ thuật của dự án này. Nếu rảnh vài phút, bạn có thể trình bày cho tôi hiểu quá trình cài đặt được không? Tôi đang gặp phải vấn đề với phần xác nhận.
Thông thường, khi có người tới thăm công ty của bạn, thì bạn nên nói cho họ biết về vị trí công việc của mình để họ có thể hiểu được bạn cần được giúp đỡ như thế nào. Trong ví dụ trên đây, chúng ta đã áp dụng quy trình tương tự khi yêu cầu được giúp đỡ: giới thiệu bản thân, nói về lý do vì sao bạn gọi điện, và câu hỏi của bạn là gì.
Xác nhận thông tin
Đôi khi bạn sẽ phải xác nhận lại một đơn hàng hoặc kiểm tra lại một con số nào đó. Nếu bạn có thông tin và bạn chỉ muốn xác nhận xem thông tin này có chính xác không, thì bạn có thể sử dụng những mẫu câu như sau:
- “Hi Debra, I’m analyzing the log files and noticed entry 14 was negative 42. Can you confirm if this is accurate?” – Chào Debra, tôi đang phân tích các tệp ghi nhân và thấy rằng mục số 14 có giá trị là âm 42. Bạn có thể xác nhận xem số liệu này có chính xác hay không được không?
- “I see that our April 2003 revenue was 1.2 million dollars. Can you double check that this figure is accurate?” – Tôi thấy rằng doanh thu tháng 4 năm 2003 của chúng ta là 1,2 triệu đô-la. Bạn có thể kiểm tra lại lần hai xem số liệu này có chính xác hay không được không?
- “I am going to meet with the CFO in an hour. Can you look through this report and double check my findings? It should only take you 20 minutes or so.” – Tôi sẽ có cuộc họp với CFO trong một giờ đồng hồ nữa. Bạn có thể xem qua báo cáo này và kiểm tra lại thông tin của tôi được không?
DỊCH TIẾNG sẵn sàng đáp ứng nhu cầu dịch thuật công chứng nhiều thứ tiếng (Anh, Pháp, Trung, Nhật, Đức, Hàn và nhiều ngôn ngữ khác) chất lượng cao với giá cạnh tranh. Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline +84 934 425 988. Tham khảo thêm thông tin tại website: http://www.dichthuattieng.com.vn/